État des lieux d’entrée meublé : checklist complète, preuves et modèle

L’état des lieux d’entrée meublé sécurise votre dépôt de garantie en établissant l’état exact du logement et de tous les équipements au moment de la remise des clés. La règle d’or consiste à tout consigner par écrit, photographier systématiquement chaque pièce et chaque meuble sous tous les angles, relever les compteurs, tester l’électroménager et les installations, puis conserver un exemplaire signé par les deux parties avec l’inventaire complet du mobilier annexé. Cet article détaille la checklist pièce par pièce, les preuves indispensables à rassembler, un modèle de formulaire prêt à adapter, la procédure en cas de désaccord et les erreurs qui entraînent des retenues injustifiées sur votre caution.

Questions fréquentes

Qui remplit et signe l’état des lieux ?
Le propriétaire ou son mandataire et le locataire remplissent ensemble l’état des lieux d’entrée meublé, relèvent les compteurs, vérifient le fonctionnement des équipements et signent conjointement le document. Chacun conserve un exemplaire original.

Faut-il des photos à l’entrée ?
Oui, les photos datées constituent la preuve la plus solide de l’état initial du logement et du mobilier. Photographiez chaque pièce en plan large, chaque meuble, chaque appareil, les compteurs et toute anomalie constatée. Conservez les fichiers avec horodatage.

Que faire si le bailleur refuse une mention ?
Inscrivez votre observation directement sur le formulaire avant de signer, même si le propriétaire la conteste, puis indiquez « mention ajoutée par le locataire » et signez. Photographiez immédiatement l’anomalie et envoyez un courrier recommandé dans les dix jours.

Puis-je compléter après la remise des clés ?
La loi prévoit un délai de dix jours pour signaler par lettre recommandée avec accusé de réception tout vice caché ou anomalie découvert après la signature, en joignant impérativement des photos datées prouvant que le défaut existait déjà.

Sans EDL, que se passe-t-il pour la caution ?
L’absence d’état des lieux d’entrée présume que le logement a été remis en bon état au locataire. À la sortie, le propriétaire ne peut retenir aucune somme sur le dépôt de garantie, sauf à prouver des dégradations par des éléments extérieurs incontestables.

Checklist d’entrée en meublé : ce qu’il faut vérifier pièce par pièce

Pièces principales et annexes : Examinez attentivement les murs, sols et plafonds dans chaque pièce en recherchant traces d’humidité, fissures, taches, décollements de papier peint ou écaillages de peinture. Notez leur localisation précise et photographiez-les. Testez l’ouverture et la fermeture de chaque fenêtre, porte, volet et volet roulant, vérifiez l’état des joints, des vitres et des poignées. Contrôlez le fonctionnement des serrures avec toutes les clés remises, y compris boîte aux lettres et cave. Vérifiez la présence et le fonctionnement des détecteurs de fumée obligatoires dans chaque logement.

Équipements et installations : Actionnez tous les robinets d’eau chaude et froide pour détecter fuites, mauvaise pression ou écoulement défectueux. Testez les plaques de cuisson, le four, le réfrigérateur, le congélateur, le lave-vaisselle et le lave-linge en les mettant en marche quelques minutes, et écoutez tout bruit anormal. Allumez le système de chauffage, vérifiez le thermostat et contrôlez que chaque radiateur chauffe correctement. Testez la ventilation mécanique contrôlée en approchant une feuille de papier des grilles d’aération pour vérifier l’aspiration. Vérifiez l’installation électrique en actionnant tous les interrupteurs, prises et disjoncteurs.

Meubles et électroménager : Examinez chaque meuble fourni en détail : rayures, éclats, taches, pieds instables, tiroirs bloqués, portes de placard mal ajustées. Ouvrez tous les rangements, tiroirs et placards pour vérifier leur état intérieur et l’absence de moisissures. Notez l’usure normale visible sur les canapés, matelas, chaises et tables, en distinguant les défauts préexistants des simples traces d’usage. Pour l’électroménager, relevez les numéros de série et les marques de chaque appareil, et mentionnez leur état apparent ainsi que tout dysfonctionnement constaté lors du test.

Compteurs et relevés : Photographiez les cadrans des compteurs d’eau, d’électricité et de gaz en veillant à la netteté des chiffres affichés. Inscrivez ces index sur l’état des lieux d’entrée meublé avec la date et l’heure exactes du relevé, ainsi que les numéros de série des compteurs. Ces données déterminent votre point de départ pour la facturation des consommations et évitent tout litige ultérieur sur d’éventuels arriérés du locataire précédent.

À retenir : Prévoyez au minimum une heure trente à deux heures pour l’état des lieux d’entrée d’un meublé, davantage si le logement est grand ou l’inventaire fourni. Ne signez jamais sous pression temporelle : mieux vaut reporter le rendez-vous que bâcler cette étape décisive pour votre caution.

Prouver l’état initial : photos, vidéos et mentions à inscrire

Les photographies constituent la preuve la plus efficace en cas de contestation à la sortie. Photographiez chaque pièce sous plusieurs angles en plan large pour situer l’espace, puis en plan rapproché sur chaque anomalie, rayure, tache ou défaut visible. Activez le paramètre d’horodatage de votre appareil photo ou smartphone, ou utilisez une application qui inscrit automatiquement la date et l’heure sur chaque cliché. Prenez des photos générales du mobilier, puis des gros plans sur les zones d’usure, les chocs, les traces ou les manques. La qualité de l’image doit permettre d’identifier précisément la localisation et la nature du défaut.

Les vidéos complètent utilement les photos en offrant une vision dynamique et continue du logement. Filmez chaque pièce en effectuant un mouvement panoramique lent, commentez à voix haute ce que vous constatez et zoomez sur les anomalies. La vidéo horodatée prouve la chronologie et l’exhaustivité de votre visite, rendant difficile toute contestation ultérieure par le propriétaire.

Les mentions écrites sur le formulaire d’état des lieux doivent être précises, localisées et objectives. Au lieu d’écrire « mur abîmé », notez « mur salon côté fenêtre, tache brune circulaire diamètre 15 cm à 1,20 m du sol, photo n° 47 jointe ». Inscrivez systématiquement les numéros de série, marques et modèles de tous les appareils électroménagers et équipements techniques. Mentionnez l’usure visible en la qualifiant : légère, moyenne, importante, sans porter de jugement de valeur. Ajoutez une rubrique « observations du locataire » si vous constatez un défaut que le propriétaire minimise, et paraphez cette mention.

La conservation des preuves requiert une organisation rigoureuse. Demandez deux exemplaires originaux de l’état des lieux signés par les deux parties, et conservez le vôtre dans un endroit sûr pendant toute la durée du bail et au-delà. Annexez à votre exemplaire l’inventaire complet du mobilier signé, la liste numérotée de toutes les photos prises avec leur légende, et sauvegardez les fichiers numériques sur plusieurs supports : ordinateur, disque externe, cloud sécurisé. Envoyez-vous également ces documents par courrier électronique, l’horodatage du serveur constituant une preuve supplémentaire de la date.

Erreurs fréquentes : Ne jamais signer un état des lieux incomplet avec la promesse orale du propriétaire de « compléter plus tard ». Tout ce qui n’est pas écrit et signé le jour J n’existe pas juridiquement. Refusez les formules vagues comme « bon état général » ou « état d’usage » sans détail, et exigez la description précise de chaque élément.

Modèle de formulaire d’état des lieux (structure prête à adapter)

Voici la structure complète d’un état des lieux d’entrée meublé conforme aux exigences légales. Adaptez-la à votre situation en complétant chaque rubrique avec précision.

ÉTAT DES LIEUX D’ENTRÉE – LOCATION MEUBLÉE

Date et heure : [JJ/MM/AAAA à HH:MM]
Adresse du logement : [Numéro, rue, code postal, ville]
Type de logement : [Appartement/Maison, nombre de pièces, surface]

Propriétaire (bailleur) :
Nom, prénom : […]
Adresse : […]
Ou représenté par : [Nom de l’agence/mandataire]

Locataire(s) :
Nom, prénom : […]
Adresse précédente : […]

Relevés des compteurs :

• Électricité : Index […], Numéro compteur […]
• Eau froide : Index […], Numéro compteur […]
• Gaz : Index […], Numéro compteur […] (si applicable)

Inventaire du mobilier et des équipements fournis (à annexer en pièce jointe détaillée) :

• Cuisine : [liste complète avec marques/modèles/états]
• Séjour : [liste complète]
• Chambre(s) : [liste complète]
• Salle de bain : [liste complète]
• Équipements annexes : [liste]

État par pièce et éléments :

Entrée/Couloir :

• Murs/Plafond : [état, anomalies éventuelles, photo n°…]
• Sol : [revêtement, état, anomalies, photo n°…]
• Porte d’entrée : [état, serrure, clés remises : nombre […]]
• Éclairage : [fonctionnel/défaut]

[Répéter cette structure pour : Séjour, Cuisine, Chambre(s), Salle de bain, WC, Balcon/Terrasse, Cave/Parking si applicable]

Clés remises :

• Porte d’entrée : [nombre]
• Boîte aux lettres : [nombre]
• Cave/Garage : [nombre]
• Badge/Télécommande : [nombre]

Observations du locataire :
[Espace libre pour noter toute remarque, désaccord ou réserve]

Observations du propriétaire :
[Espace libre]

Documents annexés :

• Inventaire détaillé du mobilier signé : [oui/non]
• Photographies numérotées : [nombre total, fichier joint]
• Diagnostic de performance énergétique : [oui/non]
• Notice d’information sur les droits et obligations : [oui/non]

Signatures (mention manuscrite « Lu et approuvé ») :

Le locataire :
Nom, prénom, date, signature

Le propriétaire ou son mandataire :
Nom, prénom, date, signature

Conseils d’utilisation : Imprimez ce formulaire en deux exemplaires, remplissez-le à la main ou sur ordinateur lors de la visite, cochez, annotez et complétez chaque rubrique sans laisser de case vide. Utilisez la mention « Sans objet » ou « Néant » si un élément n’existe pas. Numérotez toutes vos photos et référencez-les dans chaque section correspondante.

Désaccord à l’entrée : comment contester efficacement

Le jour de l’état des lieux, vous avez le droit absolu d’ajouter toutes les observations que vous jugez nécessaires directement sur le document avant de signer. Si le propriétaire ou l’agent immobilier refuse d’inscrire une anomalie que vous constatez, écrivez vous-même la mention dans la rubrique « Observations du locataire », photographiez immédiatement le défaut avec votre téléphone en activant la géolocalisation et l’horodatage, puis signez le document en ajoutant la mention manuscrite « sous réserve des observations du locataire ». Cette procédure protège vos droits sans bloquer la remise des clés.

Après la remise des clés, la loi prévoit un délai de dix jours pour signaler tout vice caché ou anomalie non détectée lors de l’état des lieux initial. Rédigez immédiatement un courrier recommandé avec accusé de réception au propriétaire décrivant précisément le défaut découvert, sa localisation, son impact sur votre usage du logement et joignez impérativement des photographies datées prouvant que le problème existait déjà. Conservez une copie du courrier et l’accusé de réception : ils constituent la preuve de votre diligence et empêchent le propriétaire d’imputer le défaut à votre occupation.

En cas de blocage persistant, plusieurs recours s’offrent à vous. Vous pouvez solliciter une médiation gratuite auprès de la commission départementale de conciliation, qui convoque les deux parties et tente de trouver un accord amiable sur les points litigieux. Si le désaccord porte sur des éléments techniques ou des dégradations dont l’origine est contestée, vous pouvez faire intervenir un huissier de justice pour établir un constat contradictoire, facturable environ 150 à 300 euros selon la complexité mais opposable en justice. Conservez systématiquement tous les échanges écrits, courriers électroniques, SMS et courriers postaux : ils prouvent votre bonne foi et la mauvaise volonté éventuelle du propriétaire.

À retenir : Ne laissez jamais passer le délai de dix jours pour contester. Passé ce délai, l’état des lieux initial devient définitif et vous ne pourrez plus invoquer de vices cachés, sauf à prouver qu’ils étaient absolument indécelables lors de la visite initiale, ce qui reste très difficile à établir.

vérifier vite l’essentiel avant de signer

Sur mobile, si un tableau dépasse 4 colonnes, passez le téléphone à l’horizontal.

Caution & litiges : éviter les retenues injustifiées

L’état des lieux d’entrée meublé conditionne directement le montant de votre dépôt de garantie qui vous sera restitué à la sortie. En location meublée, le propriétaire peut exiger un dépôt de garantie maximum de deux mois de loyer hors charges. À votre départ, il compare l’état des lieux de sortie à celui d’entrée et retient sur la caution le coût des réparations, remplacements ou nettoyages rendus nécessaires par des dégradations imputables au locataire, hors usure normale. Un état des lieux d’entrée incomplet, imprécis ou non photographié affaiblit considérablement votre position et permet au propriétaire de vous imputer des dégâts préexistants.

Les erreurs les plus fréquentes entraînent des retenues injustifiées. L’absence de photographies datées empêche de prouver l’état réel du logement et du mobilier à l’entrée : le propriétaire peut alors prétendre que rayures, taches ou dysfonctionnements sont apparus pendant votre occupation. Un inventaire du mobilier incomplet ou non annexé à l’état des lieux rend impossible la vérification des équipements manquants ou remplacés à la sortie. Le test non réalisé des appareils électroménagers au moment de l’entrée permet au bailleur d’affirmer qu’ils fonctionnaient parfaitement et de vous facturer leur réparation. La signature hâtive d’un formulaire incomplet, sous pression du propriétaire ou de l’agent qui prétexte un autre rendez-vous, vous prive définitivement de toute contestation ultérieure.

Pour sécuriser votre caution, respectez scrupuleusement ces principes. Prenez le temps nécessaire lors de l’état des lieux d’entrée, quitte à demander un second rendez-vous si la visite initiale est précipitée ou incomplète. Photographiez absolument tout : vue d’ensemble de chaque pièce, détail de chaque meuble, chaque appareil, chaque défaut visible, et conservez ces fichiers horodatés jusqu’à la restitution intégrale de votre dépôt de garantie. Annexez systématiquement l’inventaire détaillé du mobilier signé par les deux parties à votre exemplaire de l’état des lieux, et numérotez chaque page. Testez effectivement tous les équipements techniques et mentionnez par écrit sur le formulaire tout dysfonctionnement, bruit anormal ou usure constatée. Enfin, conservez précieusement votre exemplaire original signé dans un endroit sûr et créez plusieurs copies de sauvegarde numériques.

Erreurs fréquentes : Accepter de signer un état des lieux rédigé uniquement par le propriétaire sans l’avoir relu attentivement. Ne jamais signer un document comportant des cases vides ou des mentions vagues comme « état correct » sans précision. Refuser systématiquement toute pression pour « aller vite » : votre caution mérite qu’on y consacre le temps nécessaire.