État des lieux de sortie non remis le jour même : que faire ?

L’état des lieux de sortie doit être établi contradictoirement le jour de la restitution des clés, en présence du locataire et du bailleur (ou de leurs représentants). Toutefois, la copie de ce document peut être transmise après la visite, par courrier recommandé, email ou plateforme dédiée, dans un délai raisonnable. L’essentiel est que l’état des lieux ait été réalisé en présence des deux parties, avec relevés précis (état des pièces, équipements, compteurs) et photographies datées. Si vous n’avez rien reçu, voici les 3 actions immédiates : (1) adresser une demande écrite d’envoi de l’EDL par email ou LRAR en rappelant la date de sortie et les éléments constatés ; (2) conserver toutes vos preuves (photos, vidéos, relevés de compteurs pris le jour J) ; (3) en l’absence de réponse sous 8 à 15 jours, envoyer une mise en demeure formelle réclamant l’EDL et la restitution du dépôt de garantie. Ce guide détaille les délais légaux, l’impact sur la caution, les procédures de relance et de contestation, et propose un modèle de courrier.

Rappel clair : EDL de sortie, validité et remise de la copie

L’état des lieux de sortie est un acte contradictoire obligatoire qui permet de comparer l’état du logement à la remise des clés avec celui constaté lors de l’entrée dans les lieux. Il doit impérativement être établi en présence du locataire et du bailleur (ou de leurs mandataires), lors de la restitution effective des clés. Ce document consigne l’état de chaque pièce, des équipements (sanitaires, cuisine, chauffage), des revêtements (sols, murs, plafonds), des éléments de sécurité (serrures, détecteurs de fumée), et relève les compteurs individuels (eau, électricité, gaz).

La copie de l’état des lieux peut être remise immédiatement le jour même ou transmise dans les jours suivants par courrier recommandé avec accusé de réception, par email avec confirmation de lecture, ou via une plateforme de gestion locative. L’absence de remise immédiate ne remet pas en cause la validité de l’état des lieux, à condition que celui-ci ait été réalisé contradictoirement le jour de la sortie et que les deux parties aient pu constater et discuter l’état du logement.

À retenir :

• Contradiction obligatoire : l’EDL doit être établi en présence des deux parties lors de la restitution des clés
• Datation essentielle : l’état des lieux doit mentionner la date précise de la visite et de la remise des clés
• Pièces jointes recommandées : photos datées, relevés de compteurs, observations écrites de chaque partie

Caution & dégradations : que se passe-t-il sans remise le jour J ?

Le dépôt de garantie (communément appelé caution) doit être restitué dans un délai maximal de 1 mois si le logement est conforme à l’état des lieux d’entrée, ou 2 mois en cas de dégradations constatées donnant lieu à retenue. Le bailleur ne peut retenir une somme sur le dépôt de garantie que s’il justifie précisément les dégradations constatées, leur coût de remise en état (devis, factures), et leur imputation au locataire (usure normale non imputable).

Sans état des lieux de sortie contradictoire et documenté, toute retenue devient juridiquement fragile. Le bailleur devra prouver par d’autres moyens (constat d’huissier, témoignages, photos horodatées) l’état du logement au moment de la sortie et l’existence de dégradations imputables au locataire. En l’absence de preuves suffisantes, le locataire peut contester la retenue et exiger la restitution intégrale du dépôt de garantie, avec intérêts de retard si les délais légaux sont dépassés.

Impact pratique : si vous n’avez pas reçu l’état des lieux de sortie et que le bailleur prétend retenir une partie du dépôt de garantie, exigez immédiatement par écrit (LRAR) la communication de l’EDL signé, des justificatifs de dégradations (photos, devis, factures) et le détail du calcul de la retenue. Sans document contradictoire signé par les deux parties, contestez formellement toute retenue et rappelez les délais légaux de restitution.

Ne rien recevoir : relance, mise en demeure et preuves

Si vous n’avez reçu aucune copie de l’état des lieux de sortie dans les jours suivant votre départ, entamez sans attendre une procédure de relance écrite pour sécuriser vos droits et éviter toute contestation ultérieure.

1. Relance écrite simple (email ou courrier)
Adressez un premier courrier de relance par email (avec accusé de lecture si possible) ou courrier simple au bailleur ou à l’agence immobilière, dans les 8 jours suivant la sortie. Mentionnez la date de remise des clés, rappelez que l’état des lieux a été réalisé contradictoirement (ou, au contraire, signalez l’absence de contradiction), et demandez l’envoi immédiat de la copie de l’EDL ainsi que des pièces annexes (photos, relevés de compteurs). Conservez une copie de ce courrier et la preuve d’envoi.

2. Mise en demeure formelle (LRAR)
En l’absence de réponse sous 8 à 15 jours, envoyez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier doit comporter les éléments suivants :

• Objet : Mise en demeure de communiquer l’état des lieux de sortie et de restituer le dépôt de garantie
• Rappel du bail (date de signature, adresse du logement, date de remise des clés)
• Demande expresse de transmission de l’EDL de sortie signé et de ses annexes (photos, relevés)
• Si retenue envisagée : exigence de justificatifs détaillés (nature, coût, imputabilité au locataire)
• Délai de réponse impératif (8 jours ouvrés recommandés)
• Mention des voies de recours en cas de silence (saisine de la commission départementale de conciliation, puis tribunal judiciaire)

Joignez à votre mise en demeure les preuves en votre possession : photos et vidéos datées prises le jour de la sortie, relevés de compteurs, copie de l’état des lieux d’entrée, historique de vos paiements de loyers et charges, tout échange écrit avec le bailleur ou l’agence.

3. Conservation des preuves
Gardez soigneusement tous les accusés de réception (LRAR), copies d’emails avec confirmation de lecture, captures d’écran horodatées, photos et vidéos prises le jour de la sortie (préférer les métadonnées EXIF intactes pour prouver la date), témoignages écrits de personnes présentes lors de la remise des clés. Ces éléments seront déterminants en cas de litige porté devant la commission de conciliation ou le tribunal.

Contester un EDL de sortie reçu tardivement : mode d’emploi

Si vous recevez finalement l’état des lieux de sortie plusieurs jours ou semaines après votre départ et que vous constatez des erreurs, des omissions ou des mentions abusives (dégradations inexistantes, surestimation de l’usure, attribution injustifiée de réparations), vous avez le droit de contester ce document par écrit.

Contestation motivée point par point : rédigez un courrier (LRAR) détaillant précisément les points contestés. Pour chaque élément litigieux, indiquez :

• La pièce ou l’équipement concerné
• Ce que mentionne l’EDL reçu (par exemple : « parquet rayé chambre 1 »)
• Votre contestation argumentée (par exemple : « rayures préexistantes, visibles sur l’EDL d’entrée, non imputables au locataire »)
• Les preuves à l’appui (référence à l’EDL d’entrée, photos datées, témoignages)

Pièces justificatives à joindre : annexez systématiquement les preuves photographiques ou vidéos prises le jour de la sortie, l’état des lieux d’entrée pour comparaison, tout document établissant l’état antérieur du logement (rapports d’intervention de l’agence, échanges de courriels, constats antérieurs). Si des témoins étaient présents lors de la remise des clés (famille, amis, déménageurs), demandez-leur une attestation écrite datée et signée décrivant l’état du logement.

Recours à l’huissier : si le bailleur maintient sa position malgré votre contestation écrite et que le montant du litige le justifie (retenue importante sur le dépôt de garantie), vous pouvez faire établir un constat d’huissier. Ce constat, réalisé par un officier ministériel, a une force probante supérieure en justice. L’huissier peut intervenir pour constater l’état actuel du logement (si vous y avez encore accès ou avec l’accord du bailleur/nouveau locataire) ou simplement pour formaliser les preuves en votre possession (photos, documents). Le coût d’un constat d’huissier varie entre 200 et 500 € selon la complexité ; ce montant peut être récupéré auprès du bailleur en cas de décision de justice favorable.

Consignation et tribunal : en cas de désaccord persistant, la commission départementale de conciliation (CDC) peut être saisie gratuitement pour tenter une résolution amiable. Si la conciliation échoue ou si le bailleur refuse d’y participer, le tribunal judiciaire (anciennement tribunal d’instance) est compétent pour trancher le litige. Vous pouvez demander au juge la restitution intégrale du dépôt de garantie, des dommages et intérêts pour retard abusif, et le remboursement de vos frais (huissier, avocat si nécessaire).

Modèle de courrier bref (à adapter)

Objet : Demande d’envoi de l’état des lieux de sortie et restitution du dépôt de garantie

Madame, Monsieur,

Par la présente, je fais suite à mon départ du logement sis [adresse complète], dont j’étais locataire en vertu d’un contrat de bail signé le [date], et pour lequel j’ai restitué les clés le [date de remise des clés].

À ce jour, je n’ai pas reçu de copie de l’état des lieux de sortie établi lors de la restitution des clés, ni d’information sur la restitution de mon dépôt de garantie d’un montant de [montant en euros].

Je vous mets en demeure de me faire parvenir, sous un délai de 8 jours ouvrés à compter de la réception de ce courrier :

• La copie signée de l’état des lieux de sortie accompagnée des pièces annexes (photos, relevés de compteurs)
• Le détail des éventuelles retenues envisagées sur le dépôt de garantie, avec justificatifs (devis, factures, nature des dégradations)
• Le virement du solde du dépôt de garantie sur mon compte bancaire (RIB ci-joint)

Conformément à la loi, le délai de restitution du dépôt de garantie est de 1 mois en l’absence de dégradations, ou 2 mois maximum en cas de retenue justifiée. Passé ce délai, des intérêts de retard sont dus.

Je vous rappelle que je dispose de l’ensemble des preuves attestant de l’état du logement à mon départ (photos datées, relevés de compteurs, état des lieux d’entrée). Toute retenue infondée fera l’objet d’une contestation formelle devant les instances compétentes.

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Nom, prénom]
[Adresse actuelle]
[Téléphone, email]
[Signature]

Envoi : LRAR, conserver copie et accusé de réception

Variante : Contestation d’un EDL reçu tardivement

Objet : Contestation de l’état des lieux de sortie du [date]

Madame, Monsieur,

J’accuse réception de l’état des lieux de sortie du logement [adresse], daté du [date] et reçu le [date de réception].

Après examen attentif, je conteste formellement les points suivants :

1. [Élément contesté 1] : l’EDL mentionne [description], or [argumentation + référence à l’EDL d’entrée ou photo]. Cette dégradation n’est pas imputable au locataire.
2. [Élément contesté 2] : [même structure]
3. [etc.]

Je joins à ce courrier les pièces justificatives suivantes : photos datées du [date de sortie], copie de l’état des lieux d’entrée, [autres preuves].

En conséquence, je vous demande de rectifier l’état des lieux de sortie et de procéder à la restitution intégrale de mon dépôt de garantie de [montant] sous 8 jours ouvrés. Toute retenue infondée sera contestée devant la commission de conciliation puis, le cas échéant, devant le tribunal judiciaire.

[Signature, coordonnées]

Envoi : LRAR, conserver copie et AR

Que faire selon la situation

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Questions fréquentes

Sous combien de temps doit-on recevoir l’état des lieux de sortie ?
Il n’existe pas de délai légal strict pour la remise de la copie, mais elle doit intervenir rapidement après la visite contradictoire (quelques jours à une semaine maximum). Si vous n’avez rien reçu après 8 jours, adressez une relance écrite immédiate par email puis LRAR.

Le bailleur peut-il retenir le dépôt de garantie sans état des lieux contradictoire ?
C’est juridiquement risqué pour le bailleur. Sans EDL signé par les deux parties et preuves documentées (photos, constat d’huissier), toute retenue peut être contestée avec succès devant la commission de conciliation ou le tribunal. Le locataire peut exiger la restitution intégrale et obtenir des dommages et intérêts.

Que faire si le bailleur refuse de signer l’état des lieux de sortie ?
Faites établir un constat par huissier de justice le jour de la remise des clés ou dans les jours suivants. Ce constat officiel fera foi en justice et permettra de prouver l’état réel du logement. Conservez également toutes vos preuves personnelles (photos, vidéos, relevés de compteurs) et témoignages écrits de personnes présentes.

L’état des lieux est-il valable sans ma signature ?
Un EDL non signé par le locataire a une valeur probante réduite, surtout si le locataire conteste son contenu avec des preuves contradictoires. En cas de refus de signer du locataire, le bailleur doit recourir à un huissier pour établir un constat contradictoire opposable. Inversement, si le bailleur refuse de signer, le locataire peut faire de même.

Puis-je contester un EDL de sortie plusieurs semaines après l’avoir reçu ?
Vous pouvez contester à tout moment jusqu’à l’expiration des délais de prescription (5 ans en matière contractuelle), mais il est fortement recommandé d’agir rapidement (dans les 8 jours suivant la réception) pour que vos arguments soient pris au sérieux et que vos preuves conservent leur fraîcheur. Plus vous tardez, plus il sera difficile de prouver l’état réel du logement au moment de votre départ.

Erreurs fréquentes qui font perdre du temps (et de l’argent)

Ne pas écrire de relance ou de mise en demeure : les échanges oraux ou par SMS n’ont aucune valeur juridique probante. Toujours privilégier l’écrit (email avec AR ou LRAR) pour toute réclamation, contestation ou mise en demeure. Sans trace écrite, impossible de prouver vos démarches en cas de procédure.

Manquer de preuves documentées : ne pas prendre de photos ou vidéos datées le jour de la sortie, ne pas relever les compteurs, ne pas demander de témoignages écrits. En l’absence de preuves matérielles, votre parole seule sera insuffisante face à un bailleur qui produit un EDL signé ou un constat d’huissier.

Laisser passer les délais de restitution : ne pas réagir dans les 2 mois suivant la sortie si le dépôt de garantie n’est pas restitué. Au-delà de ce délai, le bailleur doit des intérêts de retard, mais encore faut-il les réclamer formellement et, si besoin, saisir la justice rapidement.

Ne pas dater ni contextualiser les photos et vidéos : des photos sans date ni métadonnées exploitables ont une valeur probante limitée. Utilisez un appareil ou smartphone qui conserve les métadonnées EXIF (date, heure, géolocalisation), ou filmez en incluant un journal du jour ou un élément prouvant la date (calendrier, horloge).

Ignorer le relevé des compteurs : les relevés de compteurs d’eau, électricité et gaz doivent figurer sur l’EDL de sortie. En leur absence, vous risquez de vous voir facturer des consommations postérieures à votre départ. Photographiez les compteurs le jour de la remise des clés et conservez ces preuves.