Régularisation des charges locatives : obligations, délais et recours du locataire
La régularisation des charges locatives est l’opération annuelle par laquelle le bailleur compare les provisions pour charges versées par le locataire tout au long de l’année avec les charges réelles dépensées. Si les provisions excèdent les dépenses réelles, le propriétaire doit rembourser le trop-perçu. Dans le cas inverse, il peut réclamer un rappel de charges.
Ce qu’il faut retenir en quelques points :
- La régularisation est obligatoire chaque année dans les locations à usage de résidence principale.
- Le bailleur doit fournir un décompte annuel avec les justificatifs correspondants.
- Le locataire a le droit de consulter les pièces justificatives pendant 6 mois après réception du décompte.
- Les actions en paiement ou remboursement se prescrivent par 3 ans.
- Un décompte flou, des charges non récupérables ou un rappel tardif peuvent se contester.
Ce que couvrent les charges récupérables et comment elles sont calculées
Les charges récupérables sont définies par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Il s’agit d’une liste limitative : seules les dépenses expressément mentionnées dans ce texte peuvent être répercutées sur le locataire.
Elles se répartissent en trois grandes catégories :
Les services liés au logement et à l’immeuble : ascenseur, gardiennage, entretien des parties communes, espaces verts.
Les consommations individuelles : eau froide, eau chaude, chauffage collectif.
Certaines impositions : notamment la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), qui figure sur l’avis de taxe foncière du propriétaire et est intégralement récupérable sur le locataire.
En copropriété, le bailleur répercute sa quote-part des charges de l’immeuble. Cette quote-part est fixée par le règlement de copropriété et validée en assemblée générale. Le locataire paie donc une fraction des charges réelles de la copropriété, pas un forfait arbitraire.
| Charge | Récupérable ? | Justificatif attendu | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Eau froide parties communes | Oui | Factures fournisseur | Vérifier la clé de répartition |
| Entretien ascenseur | Oui | Contrat + factures | Coût anormalement élevé ? |
| TEOM | Oui | Avis taxe foncière | Part locataire seulement |
| Ravalement de façade | Non | — | Dépense de gros entretien |
| Assurance propriétaire non occupant | Non | — | Charge non récupérable |
| Chauffage collectif | Oui | Relevés + factures | Comparer avec années précédentes |
L’obligation de régularisation annuelle : ce que doit faire le bailleur
Dans une location nue soumise à la loi du 6 juillet 1989, le système des provisions sur charges avec régularisation annuelle est la règle par défaut dès lors que le logement est dans un immeuble collectif. Pour une location meublée, les mêmes principes s’appliquent en l’absence de clause de forfait valablement insérée dans le bail.
Ce que le bailleur doit transmettre :
Un décompte annuel faisant apparaître, poste par poste, les charges réelles constatées, le montant des provisions versées et le solde (rappel ou trop-perçu). Ce décompte doit être adressé au moins un mois avant la date de régularisation indiquée dans le bail.
Il doit également mettre à disposition du locataire les pièces justificatives correspondantes pendant six mois à compter de l’envoi du décompte. En copropriété, le récapitulatif des charges approuvées en assemblée générale tient lieu de pièce justificative principale.
Ce que le bailleur ne peut pas faire :
- Régulariser sur la base d’estimations sans aucun justificatif réel.
- Intégrer des dépenses qui ne figurent pas dans la liste des charges récupérables.
- Demander un rappel de charges sans avoir jamais envoyé de décompte annuel.
Le décompte annuel : comment le lire et quoi vérifier
Quand vous recevez votre décompte, voici les points à contrôler méthodiquement.
La nature des charges. Chaque ligne doit correspondre à une charge effectivement récupérable. Si vous voyez apparaître « honoraires de gestion locative », « prime d’assurance immeuble » ou « travaux de réfection », questionnez immédiatement : ces postes ne figurent pas dans la liste réglementaire.
La clé de répartition. En copropriété, vérifiez que la quote-part qui vous est appliquée correspond bien à celle définie par le règlement de copropriété. Un bailleur qui possède deux lots et vous en loue un seul ne peut pas vous facturer 100 % des charges de l’immeuble.
La cohérence avec les provisions versées. Additionnez vos provisions mensuelles sur l’année : le total doit correspondre à ce qui est indiqué dans le décompte en face de « provisions versées ». Toute divergence mérite une explication écrite.
Le montant de la TEOM. Le propriétaire peut récupérer la TEOM sur le locataire, mais uniquement la part locataire — pas les frais de gestion ou la taxe de balayage si ces postes ne sont pas explicitement récupérables selon le décret.
Consultation des pièces justificatives : votre droit pendant 6 mois
Après réception du décompte, vous disposez de six mois pour consulter les pièces justificatives. Ce droit est prévu par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Le bailleur doit vous les rendre accessibles : soit en vous les transmettant directement, soit en vous permettant de les consulter sur place (à son domicile ou chez son gestionnaire).
En pratique, envoyez une lettre demande de précisions par courrier recommandé avec accusé de réception, dans laquelle vous listez les postes qui vous semblent douteux et demandez la transmission des pièces correspondantes. Conservez une copie.
Si le bailleur ne répond pas ou refuse, ce comportement peut être invoqué devant la commission départementale de conciliation ou le tribunal judiciaire pour faire valoir votre contestation.
Rappel de charges et trop-perçu : qui doit quoi ?
Si le décompte fait apparaître un rappel de charges, le locataire doit s’en acquitter. Toutefois, le bailleur ne peut pas exiger un paiement immédiat en bloc si le rappel est important. En cas de charges importantes, un étalement du paiement peut être négocié.
Cas concret : vous avez versé 80 € de provisions mensuelles, soit 960 € sur l’année. Les charges réelles s’élèvent à 1 140 €. Le bailleur peut vous réclamer 180 €. Ce rappel doit être accompagné du décompte détaillé et des justificatifs.
Si le décompte fait apparaître un trop-perçu, le propriétaire doit vous rembourser. Il n’a pas le droit de reporter ce crédit sur les provisions de l’année suivante sans votre accord explicite. Le remboursement doit intervenir à la date prévue dans le bail ou, à défaut, dans un délai raisonnable.
Cas concret : vous avez versé 100 € par mois, soit 1 200 € sur l’année. Les charges réelles s’élèvent à 980 €. Votre bailleur vous doit 220 €.
Prescription 3 ans : jusqu’où le bailleur peut-il remonter ?
L’action en paiement des charges locatives se prescrit par trois ans à compter du jour où le créancier a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’agir (article 2224 du Code civil).
Concrètement :
- Le bailleur ne peut pas vous réclamer en 2025 des charges impayées dont la créance est née avant 2022.
- À l’inverse, vous pouvez réclamer le remboursement de trop-perçus sur les trois dernières années.
Ce délai s’applique aussi bien en cours de bail qu’après la restitution du dépôt de garantie. Si votre bailleur envoie un rappel de charges plusieurs années après votre départ, vérifiez systématiquement si la créance n’est pas prescrite avant de régler quoi que ce soit.
Point d’attention : la prescription peut être interrompue par une mise en demeure, une assignation ou une reconnaissance de dette. Ne signez aucun document sans vérifier ce que vous reconnaissez.
Contester des charges abusives ou un décompte incomplet
Si vous estimez que certaines charges ne sont pas récupérables, que le décompte est inexact ou que le bailleur n’a jamais régularisé depuis plusieurs années, voici la marche à suivre.
Étape 1 — La lettre recommandée. Envoyez une lettre demande de précisions dans laquelle vous listez vos contestations poste par poste, en vous appuyant sur le décret de 1987. Précisez les charges que vous considérez abusives et demandez les justificatifs manquants. Donnez un délai de réponse (15 à 30 jours).
Étape 2 — La commission départementale de conciliation (CDC). En l’absence de réponse satisfaisante, saisissez la CDC compétente pour votre département. La procédure est gratuite. Elle peut aboutir à un accord amiable.
Étape 3 — Le tribunal judiciaire. Si la conciliation échoue, vous pouvez saisir le tribunal judiciaire du lieu du logement. En deçà de 5 000 €, la procédure est simplifiée.
Quelques arguments qui fonctionnent devant le juge :
- Absence de décompte annuel : le bailleur ne peut pas réclamer un rappel sans avoir jamais régularisé.
- Charges hors liste réglementaire : chaque poste non prévu par le décret de 1987 est injustifié.
- Décompte sans justificatif : l’absence de pièces empêche toute vérification sérieuse.
- Prescription acquise : si la créance a plus de trois ans, elle n’est plus exigible.
Régularisation de charges en fin de bail : les règles spécifiques
À la sortie du locataire, la régularisation des charges reste due pour la période occupée. Le bailleur peut légalement retenir une provision sur le dépôt de garantie dans l’attente de l’arrêté définitif des comptes de charges de copropriété, dans la limite d’un pourcentage fixé par la loi.
Cette retenue est limitée à 20 % du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de la copropriété. Elle doit être régularisée dans le mois suivant l’approbation des comptes.
Si le bailleur retient plus, ou ne restitue pas le solde dans les délais légaux (un mois si l’état des lieux de sortie est conforme, deux mois sinon), il est redevable d’une pénalité de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard.
Ce que locataire et bailleur doivent chacun documenter pour éviter le litige
La régularisation des charges locatives est une opération encadrée, mais les litiges sont fréquents faute de traçabilité. Quelques bons réflexes de part et d’autre :
Pour le locataire : conserver tous les avis d’échéance, les décomptes reçus, les lettres envoyées en recommandé et les preuves de paiement. En cas de départ, archiver ces documents trois ans après la fin du bail.
Pour le bailleur : envoyer le décompte annuel systématiquement, même en l’absence de solde significatif, conserver les factures et les procès-verbaux d’assemblée générale de copropriété, et ne jamais intégrer de charges non prévues par le décret dans le décompte transmis au locataire.
Un bailleur rigoureux évite la contestation. Un locataire informé sait quand refuser de payer.
