Registre des copropriétés : obligations d’immatriculation et sanctions en 2026

Le registre des copropriétés est un fichier national obligatoire qui recense toutes les copropriétés en France. Depuis 2017, chaque copropriété doit obtenir un numéro d’immatriculation et transmettre des informations actualisées chaque année au registre national d’immatriculation. Ce dispositif vise à mieux connaître le parc immobilier français et à détecter les copropriétés en difficulté.

Ce que vous allez apprendre :

• Qui doit procéder à l’immatriculation de la copropriété et dans quel délai
• Quelles informations doivent figurer dans le registre et comment les mettre à jour
• Comment consulter l’annuaire des copropriétés pour vérifier une immatriculation
• Quelles sanctions s’appliquent en cas de non-respect (mise en demeure, astreinte)
• Les cas particuliers (syndic bénévole, copropriété en difficulté)

Qui est responsable de l’immatriculation au registre national d’immatriculation

L’immatriculation de la copropriété relève de la responsabilité du syndic, qu’il soit professionnel, bénévole ou coopératif. En tant que représentant légal de la copropriété, le syndic doit effectuer cette démarche administrative dès sa prise de fonction ou, pour les copropriétés existantes, dès l’entrée en vigueur de l’obligation.

Pour les copropriétés nouvellement créées, c’est le notaire qui rédige l’acte de vente du premier lot qui doit procéder à l’immatriculation initiale dans un délai de 2 mois suivant la publication de cet acte. Une fois cette première inscription réalisée, le syndic désigné lors de l’assemblée générale (AG) constitutive prend le relais pour toutes les mises à jour ultérieures.

Dans le cas d’une copropriété en difficulté placée sous administration judiciaire, c’est le mandataire ad hoc ou l’administrateur provisoire qui assume cette responsabilité. Cette situation concerne les copropriétés présentant des difficultés financières graves nécessitant une intervention judiciaire pour redresser la gestion.

Le syndic bénévole, souvent élu parmi les copropriétaires dans les petites résidences, est soumis aux mêmes obligations que le syndic professionnel. Il doit maîtriser les démarches administratives ou se faire accompagner pour respecter la réglementation, sous peine de voir sa responsabilité personnelle engagée.

Comment procéder à l’inscription initiale au registre des copropriétés

L’immatriculation s’effectue exclusivement en ligne sur le site de l’Agence nationale de l’habitat (Anah), qui gère le registre national d’immatriculation. Le syndic ou le notaire doit créer un compte sécurisé, puis renseigner un formulaire détaillé comprenant plusieurs rubriques.

Les informations obligatoires pour l’inscription initiale incluent :

• L’adresse complète de la copropriété et ses références cadastrales
• La date de construction de l’immeuble
• Le nombre de lots (logements, commerces, parkings, caves)
• Le nombre et la répartition des bâtiments
• Les modalités de chauffage (collectif, individuel, mixte)
• L’identité et les coordonnées du syndic ou du représentant légal
• Le cas échéant, les équipements communs (ascenseur, espaces verts, piscine)

Pour les copropriétés équipées d’un système de chauffage collectif, des données complémentaires sur la consommation énergétique peuvent être demandées. Ces informations alimentent les statistiques nationales sur la performance énergétique du parc résidentiel.

Une fois le dossier validé, le registre génère automatiquement un numéro d’immatriculation unique, composé de chiffres et de lettres. Ce numéro doit figurer sur tous les documents officiels de la copropriété : convocations aux AG, procès-verbaux, contrats de syndic, diagnostics techniques.

Le délai de 2 mois court à partir de la publication de l’acte notarié pour les copropriétés neuves, ou à partir de la désignation du syndic pour les copropriétés préexistantes. Dépasser ce délai expose le responsable à des sanctions administratives.

Mise à jour annuelle obligatoire après chaque assemblée générale

L’immatriculation initiale ne suffit pas : le syndic doit actualiser la fiche synthétique de la copropriété chaque année, dans un délai de 2 mois suivant l’AG annuelle. Cette mise à jour annuelle permet de suivre l’évolution de la copropriété et de maintenir la fiabilité du registre.

Les données à actualiser prioritairement concernent :

• Le changement de syndic (nouveau cabinet, passage en syndic bénévole)
• Les modifications structurelles (division de lots, fusion, création de nouveaux lots)
• Les travaux votés et réalisés (ravalement, isolation, réfection de toiture)
• La situation financière (montant des charges, fonds travaux, dettes)
• Les sinistres importants (incendie, dégât des eaux majeur, effondrement partiel)

La fiche synthétique complète comprend également des informations sur les contrats d’assurance, les procédures judiciaires en cours, les impayés de charges si leur montant dépasse un certain seuil. Ces données ne sont pas toutes accessibles publiquement via l’annuaire des copropriétés, mais servent aux pouvoirs publics pour identifier les situations à risque.

Certaines mises à jour doivent intervenir en dehors du cycle annuel lorsqu’un événement majeur survient : remplacement du syndic en cours de mandat, mise sous administration judiciaire, modification du règlement de copropriété affectant le nombre de lots. Dans ces cas, le délai de 2 mois s’applique à compter de la date de l’événement.

Le non-respect de l’obligation de mise à jour annuelle entraîne les mêmes sanctions que l’absence d’immatriculation initiale. L’administration considère qu’une fiche obsolète équivaut à une absence de déclaration, car elle ne remplit plus sa fonction d’information fiable.

Consulter l’annuaire des copropriétés pour vérifier une immatriculation

L’annuaire des copropriétés, accessible gratuitement en ligne sur le site de l’Anah, permet à toute personne de consulter les informations publiques d’une copropriété immatriculée. Cette transparence bénéficie notamment aux acquéreurs potentiels, aux professionnels de l’immobilier et aux collectivités locales.

La recherche s’effectue par adresse ou par numéro d’immatriculation. Une fois la copropriété identifiée, l’annuaire affiche :

• L’adresse complète et le nombre de lots
• Le nom et les coordonnées du syndic
• La date de la dernière mise à jour de la fiche
• La période de construction
• Le type de chauffage

En revanche, certaines données sensibles restent confidentielles et ne sont accessibles qu’aux autorités compétentes : montant des impayés, détails financiers, identité des copropriétaires, procédures contentieuses. Cette restriction protège la vie privée tout en garantissant une information minimale utile.

Pour les acquéreurs, consulter l’annuaire avant un achat permet de vérifier que la copropriété respecte ses obligations légales. Une fiche non mise à jour depuis plusieurs années peut signaler une gestion défaillante ou un syndic négligent. C’est un signal d’alerte à croiser avec d’autres documents (carnet d’entretien, procès-verbaux d’AG, diagnostic technique global).

Les notaires utilisent systématiquement l’annuaire lors de la rédaction d’actes de vente pour s’assurer que le numéro d’immatriculation est correct et que la copropriété n’a pas été placée sous administration provisoire. Ils peuvent ainsi informer l’acquéreur de toute situation particulière avant la signature.

Sanctions encourues en cas de défaut d’immatriculation ou de mise à jour

Le non-respect de l’obligation d’immatriculation expose le syndic ou le notaire à une procédure de mise en demeure adressée par l’Anah. Ce courrier officiel rappelle l’obligation légale et accorde un délai supplémentaire, généralement de 30 jours, pour régulariser la situation.

Si la mise en demeure reste sans effet, une astreinte financière s’applique automatiquement. Son montant est fixé à 20 € par lot et par semaine de retard. Pour une copropriété de 50 lots, cela représente 1 000 € par semaine, soit plus de 4 000 € par mois. Cette pénalité s’accumule jusqu’à régularisation complète du dossier.

L’astreinte n’est pas plafonnée dans le temps : elle peut donc atteindre des sommes très élevées en cas de blocage prolongé. Dans certains cas documentés, des syndics ont été condamnés à payer plusieurs dizaines de milliers d’euros pour des retards de plusieurs mois sur de grosses copropriétés.

Le syndic professionnel qui néglige systématiquement cette obligation s’expose également à des sanctions disciplinaires de la part de son organisme de tutelle (Conseil national de la transaction et de la gestion immobilières). Ces sanctions peuvent aller de l’avertissement à la suspension temporaire, voire à la radiation définitive pour les manquements graves et répétés.

Pour le syndic bénévole, la responsabilité personnelle peut être engagée si son inaction cause un préjudice à la copropriété. Par exemple, si l’absence de mise à jour empêche l’accès à des aides publiques réservées aux copropriétés en difficulté correctement immatriculées. Les copropriétaires lésés peuvent alors se retourner contre lui et demander réparation.

Les notaires qui omettent d’immatriculer une copropriété neuve dans le délai de 2 mois encourent également l’astreinte de 20 € par lot et par semaine. Leur responsabilité professionnelle peut être mise en cause, avec obligation d’indemniser les parties si ce manquement entraîne des conséquences dommageables (impossibilité de contracter certains prêts, retard dans l’obtention de subventions).

Cas particuliers : syndic bénévole, coopératif et copropriété en difficulté

Les petites copropriétés gérées par un syndic bénévole, c’est-à-dire un copropriétaire élu pour assumer cette fonction sans rémunération, sont pleinement concernées par l’obligation d’immatriculation. La loi ne prévoit aucune exemption liée à la taille de la copropriété ou au statut du syndic.

Le syndic bénévole doit donc se familiariser avec la plateforme en ligne du registre national d’immatriculation ou déléguer cette tâche à un prestataire spécialisé. Certaines associations de copropriétaires proposent des formations gratuites ou à tarif réduit pour accompagner les syndics non professionnels dans ces démarches administratives.

Les copropriétés gérées par un syndic coopératif (structure associative où les copropriétaires mutualisent certaines compétences) suivent les mêmes règles. Le représentant désigné par la coopérative endosse la responsabilité juridique de l’immatriculation et des mises à jour.

Pour les copropriétés en difficulté, placées sous le régime de l’administration provisoire ou du mandataire ad hoc, c’est ce dernier qui prend en charge l’immatriculation et les actualisations. Cette situation intervient lorsqu’une copropriété accumule des impayés importants, ne parvient plus à voter les budgets nécessaires ou connaît des dysfonctionnements graves de gestion.

L’administrateur provisoire ou le mandataire ad hoc dispose d’un accès spécifique au registre lui permettant de signaler cette situation exceptionnelle. La fiche de la copropriété mentionne alors qu’elle est sous administration judiciaire, information visible dans l’annuaire des copropriétés. Cette transparence permet aux tiers (banques, entreprises, acquéreurs potentiels) d’adapter leur approche.

Dans certains cas, une copropriété peut être temporairement dépourvue de syndic (démission, révocation sans remplacement immédiat). Légalement, le conseil syndical ou, à défaut, tout copropriétaire peut saisir le tribunal pour qu’un administrateur provisoire soit nommé d’urgence. Ce dernier assume alors toutes les obligations du syndic, dont l’immatriculation.

Utilité du registre pour les pouvoirs publics et les copropriétaires

Au-delà de l’aspect contraignant, le registre des copropriétés répond à plusieurs objectifs d’intérêt général. Il permet aux pouvoirs publics de cartographier précisément le parc immobilier en copropriété, d’estimer les besoins en rénovation énergétique et de cibler les aides financières vers les copropriétés les plus fragiles.

Les collectivités locales utilisent ces données pour élaborer leurs plans locaux d’urbanisme, identifier les îlots de copropriétés vétustes nécessitant une intervention publique (opérations programmées d’amélioration de l’habitat), et anticiper les besoins en logement social de remplacement en cas de démolition.

Pour les copropriétaires, l’immatriculation facilite l’accès à certains dispositifs d’aide : subventions de l’Anah pour les travaux de rénovation énergétique, éco-prêt à taux zéro collectif, aides des collectivités territoriales. De nombreux programmes conditionnent leur attribution à la fourniture du numéro d’immatriculation et à une fiche synthétique à jour.

La fiche synthétique constitue également un outil de pilotage pour le syndic et le conseil syndical. Elle centralise des informations clés (montant du fonds travaux, date du dernier diagnostic technique global, principaux contrats en cours) qui facilitent la préparation des AG et la prise de décision collective.

Certains acteurs privés exploitent l’annuaire des copropriétés à des fins commerciales : agences immobilières qui ciblent les copropriétés pour proposer leurs services, entreprises du bâtiment qui repèrent les immeubles nécessitant des travaux, assureurs qui ajustent leurs offres selon les caractéristiques des bâtiments. Cette réutilisation des données publiques, encadrée par la loi, contribue à dynamiser le marché.

Procédure de régularisation en cas d’oubli ou de retard

Si un syndic constate qu’il a omis d’immatriculer la copropriété ou de mettre à jour la fiche synthétique dans les délais, il doit régulariser immédiatement la situation, même en l’absence de mise en demeure. Plus la démarche est anticipée, moins les pénalités financières s’accumulent.

La régularisation s’effectue directement sur la plateforme en ligne du registre national d’immatriculation. Le syndic se connecte avec ses identifiants, complète ou corrige les informations manquantes, puis valide le formulaire. La mise à jour prend effet instantanément et la date d’actualisation apparaît dans l’annuaire des copropriétés.

En cas de difficultés techniques (mot de passe oublié, compte bloqué, bug informatique), un service d’assistance téléphonique et par email est disponible. Les équipes de l’Anah répondent généralement sous 48 heures et peuvent débloquer des situations complexes (changement de syndic sans transmission des codes d’accès, fusion de copropriétés).

Si une mise en demeure a déjà été notifiée, il est conseillé d’informer l’Anah par courrier recommandé que la régularisation a été effectuée, en joignant une copie du récépissé de mise à jour. Cette démarche permet parfois de stopper l’astreinte et de négocier une réduction des pénalités déjà accumulées, notamment si le retard résulte d’une erreur de bonne foi ou d’un changement de syndic mal anticipé.

Le nouveau syndic qui prend ses fonctions doit systématiquement vérifier l’état de l’immatriculation lors de sa prise de poste. Si son prédécesseur a laissé des mises à jour en suspens, il doit les régulariser dans les meilleurs délais pour éviter que l’astreinte continue de courir. Cette vigilance fait partie des premières actions à mener lors d’un changement de syndic.

Évolutions réglementaires et enrichissement progressif du registre

Depuis sa création en 2017, le registre des copropriétés a progressivement élargi le périmètre des informations collectées. Les premières versions se limitaient aux données de base (adresse, nombre de lots, syndic). Désormais, le formulaire intègre des rubriques sur la performance énergétique, les équipements de sécurité, les travaux de rénovation réalisés.

Des évolutions réglementaires à venir pourraient rendre obligatoire la transmission de données supplémentaires : résultats du diagnostic de performance énergétique collectif, état du fonds travaux par rapport aux préconisations du plan pluriannuel de travaux, existence d’un projet de rénovation globale. Ces ajouts visent à affiner le pilotage des politiques publiques en matière de rénovation du bâti.

Certaines régions expérimentent des dispositifs locaux complémentaires, comme des registres régionaux enrichis de données spécifiques (exposition aux risques naturels, proximité des transports en commun, taux de logements sociaux dans la copropriété). Ces initiatives locales s’appuient sur le socle du registre national d’immatriculation tout en y ajoutant des couches d’information adaptées aux enjeux territoriaux.

Responsabilité partagée entre syndic, conseil syndical et copropriétaires

Bien que le syndic soit juridiquement responsable de l’immatriculation et des mises à jour, le conseil syndical joue un rôle de contrôle. Il doit s’assurer lors de chaque AG que le syndic a bien procédé aux actualisations requises et, le cas échéant, alerter l’assemblée si cette obligation n’a pas été respectée.

Les copropriétaires peuvent demander en AG la communication du numéro d’immatriculation et la date de la dernière mise à jour. Si le syndic ne peut fournir ces informations, l’assemblée peut voter une résolution lui enjoignant de régulariser la situation dans un délai précis, sous peine de mise en jeu de sa responsabilité.

En cas de carence avérée du syndic, le conseil syndical ou tout copropriétaire peut signaler la situation à l’Anah, qui déclenchera une procédure de mise en demeure. Cette démarche citoyenne contribue à faire respecter la loi et à protéger les intérêts collectifs de la copropriété.